L'Archivio storico dell’Università di Firenze svolge azioni di salvaguardia e valorizzazione della memoria dell’ateneo come patrimonio della collettività cittadina, nazionale ed europea, in un dialogo continuo con il mondo degli studi e con le istituzioni. Siamo un luogo della memoria impegnato a diffondere i propri contenuti attraverso gli strumenti dell’innovazione tecnologica. L’interazione e la disponibilità a rendere fruibili i nostri contenuti a vantaggio di studenti e studiosi di ogni settore è considerato un obiettivo prioritario della nostra missione, tesa a conservare ma anche a rendere accessibile la memoria come elemento fondante della cultura, del sociale, della ricerca storica, dell’indagine giornalistica e della ricostruzione dei contesti culturali. Il personale dell’archivio, in quest’ottica, affianca alle proprie mansioni prettamente archivistiche anche operazioni che allargano il raggio di azione alla ricostruzione di antiche serie disperse, allo studio e all’edizione critica degli elaborati inediti di maggior pregio che emergono nella documentazione per esempio delle antiche carriere studentesche di importanti studiosi formatisi a Firenze, all’organizzazione di interventi di restauro della documentazione danneggiata dal tempo e dagli eventi atmosferici. Sulla base di queste premesse, l’ambizione e l’auspicio del nostro Archivio è quella di offrirsi come incubatore di formazione per giovani interessati alla valorizzazione del nostro passato, rafforzando le nostre strategie di progettazione mediante la collaborazione con gli insegnamenti impartiti nell'Ateneo e con le istituzioni sul territorio.
L’Archivio Storico conserva la documentazione prodotta dai vari uffici centrali dell’Ateneo e dalle Facoltà in un’unica ubicazione fisica (via Cittadella 7, Firenze). La consistenza del patrimonio del nostro archivio storico è di circa 4500 metri lineari, tra fascicoli di documenti conservati in buste e registri.
La documentazione dell'Amministrazione centrale è suddivisa in sezioni: Organi di governo (Consiglio di amministrazione e Senato Accademico, Decreti Rettorali); Affari generali (pratiche gestite dagli uffici degli organi di governo dell’ateneo); Personale docente e non docente; Carriere studenti. Si tratta di un’articolazione che permette di analizzare le diverse aree gestionali di provenienza della documentazione, evidenziando i cambiamenti di lungo periodo nell’organigramma gestionale dell'ateneo.
A seguito dell’intervento di schedatura promosso nel 2002 nel quadro del progetto Studium 2000, che riuniva vari atenei italiani, svolto su incarico della Soprintendenza competente, fu edito l’inventario: Francesca Capetta, Sara Piccolo, Archivio storico dell’Università degli Studi di Firenze (1860-1960). Guida inventario, Firenze, 2004.
Dal 2019 l’Archivio Storico cataloga i propri fondi con il sistema Arianna di Hyperborea in un progetto condiviso, tramite la medesima piattaforma di accesso, con le biblioteche di Ateneo, presso le quali sono conservati fondi storici aggregati, frutto di donazioni di persone o enti all’Ateneo. Attualmente la versione usata per la catalogazione è Arianna4view. Gli utenti possono accedere facilmente alla catalogazione consultando il gestionale ‘Chartae’ https://archivi.unifi.it/ Allo stato attuale l’inserimento di posizioni archivistiche nel nostro database assomma a 15.000 circa.